UNIDAD IV

“CONTROL DE VENTAS”


OBJETIVO: EL ALUMNO SERÁ CAPAZ DE EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DEL ÁREA DE VENTAS.


TEMA I CONCEPTO DE CONTROL

TEMA II TIPOS DE CONTROLES EN EL ÁREA DE VENTAS

TEMA III EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA FUERZA DE VENTAS

TEMA IV SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

TEMA V MÉTODOS ÓPTIMOS DE ALMACENAMIENTO

TEMA VI SERVICIO A CLIENTES


TEMA I “CONCEPTO DE CONTROL”

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan.

Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles, Carmichael
Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry.

La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. Robert C. Appleby.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO:

1. Relación con lo planeado.
El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

2. Medición.
Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones.
Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas.
El objeto del control es prever y corregir los errores.

IMPORTANCIA DEL CONTROL.
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS
Equilibrio.
A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
De los objetivos.
Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido.
De la oportunidad.
El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
De excepción.
El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.
De la función controlada.
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL


- Reflejar la naturaleza de estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desea controlar.
- Oportunidad.
Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.
- Accesibilidad.
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser útiles crean confusiones.
- Ubicación estratégica.
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de valor estratégico.

CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE CONTROL

· Tipos de medición. Los tipos de medición se basan en alguna forma de normas o estándares establecidos, que pueden ser:
· Estándares históricos. Pueden basarse en registros e información concernientes a las experiencias pasadas de una organización.
· Estándares externos. Son los provenientes de otras organizaciones u otras unidades de la misma organización.
· Estándares de ingeniería. Se refiere a la capacidad de las máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes.
· El número de mediciones. El número de mediciones puede ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a como y cuando ejecutarlo.

Autoridad para establecer medidas y estándares.

Los estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados los juzguen idealistas.
Flexibilidad de los estándares.
Los gerentes necesitan determinar si los estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al cualitativo.
Frecuencia de la medición.
La frecuencia y tiempo de la medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe haber entre las pruebas.
Dirección de la retroalimentación.
La finalidad del control consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia.

ETAPAS DE CONTROL

Establecimiento de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.
Medición de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.
Corrección
Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
cantidad, tiempo, costo y Calidad


Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

TEMA II “TIPOS DE CONTROLES EN EL AREA DE VENTAS”

Las herramientas de medición o de control que procura la retroalimentación deben proporcionar información pertinente y rápida, de lo contrario su utilidad será en vano. Por ejemplo si un determinado territorio de ventas está teniendo dificultades para cubrir su cuota lo que puede deberse a un abandono por parte del representante de ventas en ese territorio o, lo más probable, a los cambios competitivos, la retroalimentación debe ser rápida.
Se utilizan tres herramientas principales para evaluar el desempeño general en ventas :
1. Análisis de las ventas
2. Análisis de la participación en el mercado
3. Análisis de los costos de mercadotecnia
Análisis de las ventas. En toda compañía tiende haber amplias variaciones en el desempeño de las ventas entre territorios de ventas, productos, vendedores y clientes. Estas diferencias se equilibran una y otra, ose disfrazan cuando se analiza el desempeño de las ventas brutas y/o el desempeño de la participación bruta en el mercado. Esto por lo general se le conoce como el principio de iceberg, ( la mayoría de la masa y del peligro se encuentra bajo de la superficie) y se requiere un análisis de ventas o una subdivisión detallada de las mismas para exponer las áreas de problema.
Algunas de las subdivisiones más comunes para reporte y análisis de venta son:
1. Regiones geográficas. Estados, ciudades o territorios de ventas.
2. Vendedores y en ocasiones métodos de venta, por correo, teléfono o venta directa.
3. Clientes. Por tamaño, por tipo de clase o industria, y quizá por clientes clave o importantes.
Para hacer un análisis de ventas como las descritas antes, se deben diseñar registros contables para que rindan algo más que las sencillas ventas brutas y las devoluciones, y descuentos sobre ventas. Se debe establecer un sistema de manera que las ventas se reúnan y agrupen en varias categorías, pro clientes, por productos, etc.
Control mediante al análisis de los costos de mercadotecnia. El análisis de las ventas sondea las variaciones en los planes y cuotas, El análisis de la participación en el , mercado compara el desempeño con el rendido por los competidores. La importancia de este análisis ha aumentado en los últimos años, ya que muchas empresas se enfrentan a la situación de costos que suben con rapidez, en una época en que la demanda está disminuyendo, y se encuentra resistencia e incluso incapacidad de pagar precios más elevados, por tal existe la necesidad de cambiar su énfasis en el volumen de ventas al control de costos, si se desea obtener mayores beneficios
El análisis del costo de mercadotecnia asigna o aplica los varios costos de hacer negocios a las diferentes categorías de la mercadotecnia, tales como territorio, cliente, producto, monto del pedido, tipo de venta. Varios tipos de costos son pertinentes para el análisis del costo de la mercadotecnia:
1. Naturales
2. Funcionales
3. Directos
4. Indirectos
Los costos naturales son los que se encuentran típicamente en los registros actuales contables, y se refieren a la naturaleza del gasto, salarios, renta, publicidad, teléfono, gastos de automóvil.
Los costos funcionales, por otra parte, clasifican los costos por el propósito detrás de la actividad. Por ejemplo, los salarios abarcarán porciones atribuibles a la entrevista de los clientes varios, para determinar las tareas, procesar los pedidos y facturar, surtir y empacar pedidos, practicar investigaciones, etc. Y serán repartidos entre los varios aspectos de venta y no de ventas de la operación.-
Los costos directos son los directamente atribuibles y cargables a un particular territorio o segmento del negocio. Los salarios de venta, comisiones ganadas, los viáticos y otros gastos de la fuerza de ventas pueden ser cargados directamente a los territorios, facturación y similares.
Los costos indirectos son los incurridos por más de un territorio o entidad de ventas. Ejemplos gastos de oficina, bodega, suministros, facturación, etc.
Control mediante la evaluación del desempeño de ventas individual.
La evaluación del desempeño sugiere una combinación de estándares objetivos y subjetivos, utilizando lo subjetivo o cualitativo para las dimensiones del trabajo que no se presentan con claridad por los estándares cuantitativos u objetivos, así como por los ajustes en las expectaciones del desempeño debido a factores externos y no controlables.

Bases de la evaluación
Bases Cuantitativas.
Las siguientes herramientas o medidas del desempeño en ventas pueden utilizarse:
Medidas Explicación
· Volumen de ventas o relación a la cuota
Es la medida más comúnmente usada.
· Utilidad bruta sobre la mercancía vendida
Mide la potencialidad p/ lo lucrativo.
· Porcentaje de visitas, num. de visitas hechas
Mide el apresuramiento pero no efectividad.
· Promedio de bateo, relación pedidos-vistas
Medida de efectividad con algunos clientes.
· Promedio de pedidos p/ jornada de trabajo
No dice nada respecto al monto de pedidos.
· Promedio del monto del pedido
Se usa mejor en conjunto con jornada de trabajo.
· Gastos de los vendedores y proporción de gastos
Determina el costo p/visita, pedido y a relación de los gastos directos de venta a ventas netas.
· Nuevas cuentas
Medida de la generación de clientes.


Bases Cualitativas.

Una forma típica para evaluar los factores cualitativos, requerirá que cada vendedor sea calificado, desde malo hasta notable, para factores personales como:
- Cooperación
- Entusiasmo
- Agresividad
- Criterio
- Disposición para asumir responsabilidades
- Estabilidad emocional


Otros factores a calificar con relación a su presentación de ventas:

- Conocimiento de la compañía y de sus productos
- Habilidad para cerrar una venta
- Habilidad para manejar objeciones
- Servicio a los clientes
- Interés por la productividad
- Deseo por vender

Control a través de la supervisión

La supervisón se puede hacer contacto directo o personal con los subordinados, es la mejor clase de supervisión, sin embargo las demandas de tiempo sobre el gerente de ventas pueden impedir que se hagan algo más que visitas selectas con el vendedor individual.

La supervisión indirecta incluyen llamadas telefónicas, juntas, conferencias, supervisorios tales como el plan de compensación, cuotas, asignaciones territoriales, itinerarios, cuentas de gastos y reportes.



TEMA III EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LA FUERZA DE VENTAS


Pasos para el desarrollo de un programa de evaluación de ventas.



Planeación Administración

Hacer un estudio Escribir la descripción Establecer los Evaluar y determinar Emprender
detallado del trabajo estándares de razones p/el desempeño una acción
de trabajo de vtas. desempeño de vendedores por encima para el
o debajo de estándares mejoramiento


Un programa de evolución de ventas debe ser:
- Relista
- Continuo, conocido
- Constructivo
- Motivante
- Informativo
- Participativo
- Objetivo, no subjetivo.
- Flexible
- Específico
- Económico


El análisis de las ventas implica la segmentación y el estudio de los datos del desempeño en ventas , en tanto que el análisis de costos se refiere a un estudio detallado de los gastos de ventas. Estas áreas ayudan al gerente de venta a identificar las áreas de alta o baja productividad, con el fin de mejorar la asignación de recursos y esfuerzos en ventas.

Un sistema de control de la fuerza de ventas brinda un conjunto de procedimientos para controlare, dirigir, evaluar y compensar al personal de ventas, se dividen en: sistemas de control basados en resultados, que monitorean los resultados finales del proceso de ventas, y sistemas de control basados en comportamientos, que supervisan las etapas individuales o comportamientos.


El proceso de control tiene tres requisitos básicos:

¨ 1. Establecimiento de estándares.
¨ 2. Revisión de los resultados y comparación con los estándares.
¨ 3. Corrección de las desviaciones. ¿Cuánto control? evaluar dos factores principales:
Consideraciones económicas.
Consideraciones de comportamiento.

Métodos y Sistemas de Control

1. Presupuestos:
¨ Presupuestos Flexibles o variables, se diseñan con la finalidad de variar con el volumen de ventas o de cualquier otra medida de producción. Se limitan generalmente a la aplicación de presupuestos de gastos.
¨ Permite al material, trabajo, publicidad y otros gastos relacionados variar con el volumen de producción.
¨ Tiene el propósito el control de los costos.

2. La gráfica de punto de equilibrio:
¨ Es un interesante método de control, ilustra la relación entre las ventas y los gastos de manera que indica qué volumen de ingresos cubre en forma exacta los gastos.
¨ Un volumen inferior de las ventas con respecto al punto de equilibrio ocasionarían perdidas y uno superior trae mayor utilidad.
¨ El punto de equilibrio también puede venir expresado en unidades de artículos vendidos, porcentaje usado de la planta o en términos similares.
¨ Pretende pronosticar las utilidades, lo cual significa que debe incluir datos de ingresos.

3. La gráfica de Gantt:
q Muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa de producción, se ha considerado como la innovación revolucionaria de la administración.
q Las metas totales del programa deben considerarse como una serie de planes derivados interrelacionados, que las personas pueden comprender y seguir. Los progresos más importantes de este tipo de control reflejan este principio simple y también principios básicos de control como la elección de elementos estratégicos o críticos de un plan para verificarlos en forma cuidadosa.
q El trabajo planeado y el trabajo realizado se muestran en relación recíproca y en relación con el tiempo.

4. A través de la supervisión al personal.
La supervisión es un medio de capacitación continua como un mecanismo para verificar que se ponen en práctica las políticas de la compañía.
El método más eficaz es la observación personal de campo, supervisión de los informes y reportes, los correos electrónicos las juntas de ventas, auditorias, administración por objetivos.

Bases de evaluación cuantitativa al vendedor

El desempeño de ventas debe ser evaluado en términos de entradas (esfuerzos) y salidas (resultados).
q Las medidas útiles de las entradas son:
q Tasa de visitas por día, por semana.
q Número de propuestas formales presentadas.
q Actividades que no son de ventas como capacitación a distribuidores.
Algunas medidas cuantitativas de salidas que sirven como criterios de evaluación:
¨ Volumen de ventas por producto, grupo de cliente, territorio.
¨ Volumen de ventas como porcentaje de las cuotas o potencial del territorio.
¨ Utilidades brutas por línea de productos.
¨ Tasa de cierres, # de pedidos dividido entre el número de visitas.
¨ % de Cuentas con clientes reales y nuevas.
Bases Cualitativas
¨ Conocimiento de productos, políticas de las compañías y de los competidores.
¨ Administración del tiempo y preparación para las visitas de venta.
¨ Calidad de los informes.
¨ Relaciones con los clientes.
¨ Apariencia personal.


· Control a través de las Auditorias de estrategias de venta

· Control descriptivo, graficas, escala de likert.

·
Proceso del control.
La siguiente figura muestra en forma gráfica el proceso del control principiando en la parte superior de izquierda, se describen lose pasos en secuencia. El control consiste en un proceso compuesto de tres pasos definidos que son universales:
1. Medición del desempeño.
Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las diferencias que existen.
Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.
Expresado en forma un poco distinta, el control consiste en:
· Averiguar que es lo que sé esta haciendo,
Comprobar resultados con lo esperado, lo que conduce a
Desaprobar los resultados en este último caso, debe agregarse la aplicación de las medidas necesarias.
Medición del Desempeño
En el proceso de control, el primer paso es medir el desempeño principal con la consideración de los problemas de la medición. Expresando con brevedad, la medición es la determinación de la cantidad de capacidad de una entidad bien definida. Sin la medición, el gerente se ve obligado a adivinar o a usar métodos empíricos que pueden o no ser confiables. La medición se requiere una unidad de medida y una cuenta de cuantas veces a entidad esta bajo consideración.
En ocasiones, cuando se enfrentan problemas de medición es útil pensar en términos de logros tangibles e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Indica la cuenta de varias unidades similares cuyo total da un valor de posición relativa para una entidad conocida. Por otra parte, hay muchos resultados intangibles en la empresa típica. No es fácil reunir datos sobre ellos; por tanto, se debe defender de medios tales como el criterio y pistas indirectas. El desarrollo de ejecutivos, la buena moral del empleado, comunicación efectiva y compras eficientes son unos pocos intangibles de mas importancia.
La medición real del desempeño se hace en muchas formas diferentes. El estudio de algunas de las formas más comunes será diferido para después, ahora procederá al segundo paso en el proceso de control.
Comparación del desempeño con el estándar
El paso dos del proceso de control es comparar el desempeño con el estándar, en realidad esto mide el desempeño. Cuando hay diferencia entre el desempeño y el estándar, por lo general se necesitan criterios para evaluar su significado. Establecer una variación rígida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio no es adecuado. Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación, puede ser grave. Los gerentes encargados del control, por tanto, deben analizar evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad.
A este respecto, descubrir las desviaciones del estándar es en especial útil. También, deben buscarse las sugerencias de quienes desempeñan el trabajo o están cerca de el, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. Cualquier dato de tendencia para el tema es útil. Además, la indicación de puntos controlables, a diferencia de los no controlables, debe incluirse. En la mayoría de los casos, este paso del control de comparar el desempeño con el estándar debe hacerse
Tan cerca del punto de desempeño como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en la localización de las áreas que deben corregirse; por lo general resulta en perdidas.
El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados. Además, la concentración en las excepciones requiere menos trabajo, ya que por lo general él numero de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeño comparado con el control se facilita concentrándose en las excepciones, o variaciones notables, del resultado esperado o estándar. Este principio es importante en el control. Significa que gran parte de los esfuerzos de control están dirigidos a los casos excepcionales, o aquellos que no se conforman de manera adecuada con el estándar o base de control. Son solo los casos excepcionales los que requieren de acción remediadora.
Corrección de las Desviaciones
Este es el tercer y ultimo paso en el proceso de control. Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata, el control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales.
La acción correctiva la aplica quien tiene autoridad sobre el desempeño real. Como se indico con autoridad, esto puede implicar la modificación del plan, como, por ejemplo, un cambio en el procedimiento o método, o una nueva forma de comprobar la precisión de las partes que se fabrican, en algunos casos, puede estar indicada una modificación organizaciones, en tanto que entornos puede bastar un cambio en la motivación, la reimplantación del objetivo en la mente de los empleado o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se necesite.
Para una máxima efectividad, la corrección de una desviación deberá ir acompañada por una responsabilidad fija e individual, hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios de lograr lo esperado. La responsabilidad individual fija tiende a personalizar el trabajo. Se convierte en trabajo de uno, la responsabilidad de uno para emprender las acciones necesarias para llegar a un desempeña satisfactorio, es responsabilidad de uno hacer cualquier corrección que pueda ser necesaria; en resumen, alguien hace algo al respecto y ese alguien es definido y conocido.
La acción remediadora es preferible a la acción correctiva: esto es, este ultimo paso en el proceso de control implica mas que buscar dificultades y corregirlas. Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia. En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación. Además, se obtiene una actitud favorable hacia el control, y esto es de especial importancia.

TEMA IV “SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS”
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.

Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y losinventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas
La mayoría de las organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artículos que no tienen una misma característica, muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia exigen una inversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente baja.
En la mayoría de las empresas la distribución de los artículos del inventario es el 20% corresponden al 90% de la inversión en inventario, mientras que el 80% restante de los artículos corresponden solamente al 10% de dicha inversión, es por ello que se hizo necesario formular un nuevo sistema de asignación en la prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa: El sistema de costos basado en las actividades o costeo ABC.
Tipos de Inventario, dependiendo de su ubicación respectiva dentro del sistema de operación:
• Materias primas
• Productos en proceso
• Productos terminados o mercancías para la venta
• Los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.
• En tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.

Sistema de Clasificación ABC

¨ Uno de los sistemas más simples y más usados.
¨ El enfoque ABC es un método para administrar inventarios de acuerdo a su valor.
¨ Se clasifican los productos o materiales de acuerdo al valor más alto en dinero del inventario.
¨ Grupo A = mayor valor monetario,
¨ Grupo B= cantidad relativamente pequeña del valor del inventario
¨ Grupo C = cuenta por una muy pequeña cantidad de valor del inventario.
¨ La finalidad de clasificar los artículos en estos grupos es establecer un control adecuado sobre cada artículo.
¨ Generalmente los productos del grupo A y B tienen una mayor supervisión y están sujetos a un papeleo más detallado, mientras que los del grupo C, sólo ocasionalmente.
2. Cantidad de Orden Económico EOQ.
• Cuando se determina el número óptimo de unidades a pedir, los costos por pedido se deben equilibrar contra los costos por llevar el inventario.
• Los costos por pedido incluyen costos de preparación de pedido, costos de embarque, de organización y distribución.
• Los costos realizados incluyen costos de almacenaje, seguros, impuestos, obsolescencia y costos de oportunidad del dinero invertido en el inventario.
• EL EOQ se determina por el punto donde los costos por pedido igualan a los costos realizados, o donde el costo total (costo por pedido + costos realizados) se mantienen al mínimo.
Método de Valuación de Inventarios, desde un enfoque contable:

¨ La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en los balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
¨ Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, necesitan de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas:
¤ Inventario (inicial)
¤ Compras
¤ Devoluciones en compra
¤ Gastos de compras
¤ Ventas
¤ Devoluciones en ventas
¤ Mercancías en tránsito
¤ Mercancías en consignación
¤ Inventario (final)
¨ Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:
¤ Costo
¤ Costo o Mercado, al mas bajo
¤ Precio de Venta
¨ Los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:
¤ Costo Identificado
¤ Costo Promedio, se determina sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.
¤ Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
¤ Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
¤ Método Detallista.

Organización del almacén

Se puede decir que la organización del almacén queda vinculada a la a la administración del mismo siendo una de las operaciones mas importantes ya que su resultado se refleja en los estados financieros además es una función primordial en le plan general de la operación de la empresa, el cual tiene como finalidad la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con mayor efectividad y menor costo.

Necesariamente se necesita una planeación de las actividades a realizar durante un periodo de tiempo o lo que es más común durante un año, dentro de la organización se establecerá quienes son los responsables de las actividades propias del almacén, la dirección la ejercerá el encargado de almacén junto con todos los formatos de control previamente diseñados, así se evitará la fuga de responsabilidades y la correcta organización del abastecimiento.

Sistemas de control de inventarios

Es el mecanismo que seguirá la organización del almacén para, esporádica o constantemente conocer o comparar los niveles de inventario que se encuentran en el almacén, por un lado se conoce los totales de piezas unidades volúmenes y metros y por otro la inversión en dinero. En el caso de las materias primas este control es mas periódico que los demás productos pero todos para no perder el control del abasto tendrán esta revisión.
Los inventarios pueden ser:

1 Diario
2 Semanalmente
3 Mensualmente
4 Anualmente
5 otros
Y existen: los generales (todos los productos) y los específicos (un solo producto).

Control de calidad y el “lay out”.

En los mercados globalizados de sistemas de calidad sobre los productos y servicios se debe de garantizar de manera consistente. El organismo internacional de normalización aprueba una serie de normas para la compraventa de bienes y servicios en los mercados nacionales e internacionales.
Dichas normas nacen respondiendo a la necesidad de unificar criterios para estándares del sistema de calidad y facilitar evaluaciones a los proveedores y aliviar el trabajo en las empresas. Dando beneficios como: registro completo, consciencia para la calidad, alto nivel de confiabilidad en la administración, control de costos y reducción de desperdicios.

Por eso dentro del almacén también debe existir un sistema de aseguramiento de la calidad para tener ventajas competitivas.

La “lay out” dentro del almacén sirve para dar una mejor distribución y acomodo funcional a los productos, se encarga de encontrar los lugares mas adecuados para todas las maniobras implicadas en la recepción cuidado y entrega de las mercancías evitando que se rompan, confundan o se extravíen los productos manteniendo constantemente el orden y limpieza en el almacén. Conforme van suscitando cambios sugiere los lugares de embarque, la logística de recepción y todas las posibles mejoras para eficientar el servicio de abastecimiento.

Normalización y codificación de los materiales.

Los nombres y los números codificados se utilizan con mucha frecuencia para identificar los artículos de inventario, los materiales o mercancías y, asimismo para hacer referencia a ellos.



Las principales ventajas de la codificación de inventarios son las siguientes:

1. Brevedad.- las designaciones codificadas pueden ser mas cortas que las descripciones que se hacen mediante lenguaje ordinario.

2. Precisión.- las claves de codificación son asignadas a las cosas sobre la base de una a una.

3. Orden.- Las codificaciones permiten un orden.




Codificación de inventarios


Sistema básico
20 02 089
Clasificación Número progresivo
General Grupos de clasificación




Recuentos físicos (inventario)

Consiste en una lista detallada de los bienes de la compañía; esta lista se clasifica contablemente en fijo y circulante.

· El inventario de activo fijo, comprende los bienes que no se consumen en la practica diaria de las operaciones de la oficina o de producción como muebles, equipo y maquinas; el del activo circulante, comprende los bienes que se gastan en las operaciones de oficina o de producción; como la papelería, los útiles de trabajo de la oficina o los materiales que entran en producción o se usan para el mantenimiento del equipo y maquinaria.


PASOS PARA LA PREPARACIÓN Y TOMA FÍSICA DE LOS INVENTARIOS.

Oficina
1 Selección del personal.
1 Adiestramiento del personal.
2 Preparación de las tarjetas para inventario.
3 Corte y resguardo de las tarjetas diferenciadas con la leyenda “para uso exclusivo de contabilidad.
4 Entrega de tarjetas y listas al supervisor, jefe de grupo o parejas asignadas al conteo.


Almacén
1. 1 Numeración de pasillos y espacios.
2. Clasificación o numeración clave de todos los artículos.
3. Acomodo de los artículos por orden.
4. Preparación de la lista por colocación en el almacén.
5. Entrega de la lista por colocación a la oficina para la elaboración de tarjetas.
6. Recepción de la lista por colocación y de las tarjetas.
7. Colocación de las tarjetas en estantes o espacios destinados a cada material o producto.
8. Cotejo de la lista por colocación con la colocación de las tarjetas.
9. Distribución del trabajo por parejas bajo jefes de grupo.
10. Recepción de la lista por colocación y entrega a cada pareja la lista que le corresponde según su área.
11. Primer conteo simultaneo por parejas.
12. Corte y entrega a la oficina de contabilidad la parte de la tarjeta de primer conteo.
13. Cruce de parejas asignadas para el segundo conteo.
14. Segundo conteo.
15. Corte y entrega al departamento de contabilidad la parte de la tarjeta del segundo conteo.
16. Rectificación de discrepancias entre el primer y segundo conteo.

17. Procesamiento de las tarjetas en la oficina de contabilidad.
18. Recepción de las tarjetas del primer y segundo conteo.
19. Cotejo de los talones del primer vs segundo conteo para notificar discrepancias y solicitar una tercera notificación al supervisor.
20. Ordenamiento de los talones para evitar que falte alguno.
21. Elaboración del inventario final, la oficina de contabilidad costeara cada una de las tarjetas y anotará el costo unitario en el espacio correspondiente.

LA EVALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Es un convencionalismo contable que los inventarios deben ser valuados al costo (a valor neto cuando este sea menor que el costo), pero no existe un criterio generalizado acerca de cómo se debe calcular dicho costo.

Métodos mas conocidos para valuar los inventarios.
a) UEPS
b) PEPS
La elección del método habrá de repercutir sobre las utilidades registradas cuando sucesivamente se compren lotes a precios diferentes.



TEMA V “METODOS OPTIMOS DE ALMACENAMIENTO”

ALMACÉN
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Importancia
La administración del almacén es una de las operaciones de mayor importancia para la compañía, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, además es una función primordial en el plan general de la operación de la empresa el cual tiene como fin la unificación y coordinación de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con mayor efectividad y con menor costo.

Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades.

OBJETIVOS DEL ALMACÉN

Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y suministros.

Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que lo requieran.

Controlar los productos terminados para su posterior destino.

Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar.

Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar.

Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo.

Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado.

Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo de tiempo y de costo posible.

Llevar registros al día de sus existencias.

FUNCIONES DEL ALMACÉN

· Recepción de materiales en el almacén
· Registro de entradas y salidas del almacén
· Almacenamiento de materiales
· Mantenimiento de materiales y del almacén
· Despacho de materiales
· Coordinación del almacén con los departamentos de compras y contabilidad.

COSTOS DEL ALMACÉN

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y el menor costo posible de operación.

Los costos de almacén pueden ser los siguientes:

Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de la existencias.
Los gastos de seguro.
El espacio ocupado al precio del local por metro cuadrado.
La amortización del edificio y el equipo de almacenamiento y manejo.
La devaluación de la mercancía.
Al deterioro y la merma.
Los costos del personal del almacén incluyendo nómina, prestaciones, vacaciones, etc.


TIPOS DE ALMACÉN

à Almacén de materias primas.- Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de producción. Secciones que requiere normalmente :
* Recepción
* Almacenamiento
* Entrega

* Almacén de materiales auxiliares.- Los materias auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo.

à Almacén de materiales en proceso.- Si los materiales o artículos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación.

à Almacén de productos terminados.- El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos a los clientes.

à Almacén de herramientas y equipo.- Bajo la custodia de un encargado especializado, ofrece siempre grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

à Almacén de refacciones.- Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de manufactura.

à Almacén de material de desperdicio.- Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por separado; este queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el renglón de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de control.
Almacén de materiales obsoletos.- Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener otro almacén separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no